E-Rechnung

Information zur Einführung der E-Rechnung ab dem 01.01.2025

ab dem 01.01.2025 tritt in Deutschland eine grundsätzliche Pflicht zur Nutzung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen in Kraft. Der Gesetzgeber gibt dabei Anforderungen an die technische Ausgestaltung, den Umfang der Pflicht sowie verschiedene Zeitpunkte vor, zu denen Unternehmen ihre Ausgangsrechnungen als E-Rechnungen auszustellen haben. Mit dieser Information möchten wir Ihnen die wichtigsten Details erläutern.

 

1. Die E-Rechnung

Als E-Rechnung bezeichnet das Gesetz eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Genauso wichtig wie die elektronische Erstellung der strukturiert elektronischen Rechnungsdaten sind somit auch die elektronische Übermittlung durch den Rechnungsaussteller und der elektronische Empfang durch den Rechnungsempfänger. Die E-Rechnung muss - sowohl nach Erstellung als auch nach Übermittlung und Empfang - eine elektronische Verarbeitung der Rechnungsangaben ermöglichen. Reine PDF-Dateien oder andere nicht strukturierte elektronische Formate, wie z.B. Word- (.docx), Excel- (.xlsx) oder Bilddateien (bspw. .tif oder .jpeg), erfüllen nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung. Zwar können auch diese Dateien elektronisch erzeugt, übermittelt und empfangen werden, jedoch handelt es sich dabei nur um digitale, bildhafte Darstellungen von Rechnungen, die nicht elektronisch weiterverarbeitet werden können.  

Geben Sie Ihren Rechnungen die richtige „Struktur“! Als elektronische Rechnung gilt ab 01.01.2025 nur eine Rechnung, bei der die erforderlichen Rechnungsdaten als strukturierter elektronischer Datensatz in einer XML-Datei vorliegen. Unstrukturierte Formate stellen - ebenso wie die Papierrechnung - nach dem Gesetz künftig eine sonstige Rechnung dar. Sie dürfen nach Ende der Übergangsfristen (vgl. Punkt 4) nur noch in Ausnahmefällen gestellt werden.

 

2. Zulässige Formate der E-Rechnung

Grundsätzlich existieren keine konkreten Technologievorgaben für die E-Rechnung. Somit kann das strukturierte elektronische Format der E-Rechnung zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger dem Grunde nach frei vereinbart werden. Inhaltlich muss das strukturiert elektronische Rechnungsformat ab dem 01.01.2025 jedoch der europäischen Norm für elektronische Rechnungen (Norm EN 16931) entsprechen. Zumindest muss das Format eine richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Daten in ein der Norm EN 16931 entsprechendes Format ermöglichen oder mit einem solchen Format interoperabel sein. In Deutschland beruhen insbesondere zwei führende Rechnungsformate auf der Norm EN 16931, die sog. „XRechnung“ und „ZUGFeRD“. Beide Formate werden bereits angewendet. XRechnung Bei der XRechnung (XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell) handelt es sich um ein im öffentlichen Auftragswesen bereits gängiges Rechnungsformat. Es besteht aus einer XML-Datei. Zur Nutzung bedarf es eines Visualisierungstools. Anderenfalls ist das Format für das menschliche Auge nicht lesbar, da es keine visuelle Komponente beinhaltet. ZUGFeRD Bei dem ebenfalls bereits in Nutzung befindlichen ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung in Deutschland) handelt es sich um ein sog. hybrides Rechnungsformat. Dieses Format ermöglicht die strukturierte Übermittlung der Rechnungsdaten in einer PDF-Datei. Sie besteht aus einer Bilddatei und einem strukturierten elektronischen Datenteil. Ab der Version 2.0.1 erfüllt eine ZUGFeRD-Rechnung die Anforderungen an eine E-Rechnung.

Vereinbaren Sie das passende Format! Das anzuwendende E-Rechnungsformat kann grundsätzlich zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Aus dem vereinbarten elektronischen Format müssen sich jedoch alle erforderlichen Rechnungsangaben richtig und vollständig in ein Format überführen lassen, das der Norm EN 16931 unmittelbar entspricht oder mit einem solchen Format interoperabel ist. Das Bundesministerium der Finanzen erkennt die XRechnung und ZUGFeRD als zulässige Formate an.

 

3. Umfang der E-Rechnungspflicht

Als Unternehmer sind Sie zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn Sie Ihre Leistungen gegenüber einem anderen inländischen Unternehmer erbringen. Dies gilt auch, wenn Sie ein land- oder forstwirtschaftliches Unternehmen führen oder umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer sind. Als inländische Unternehmer sieht das Gesetz diejenigen an, die ihren Sitz, den Ort der Geschäftsleitung oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland haben. Ebenfalls als im Inland ansässig gelten in Deutschland belegene Betriebsstätten eines ausländischen Unternehmers. Für folgende Rechnungen brauchen Sie auch zukünftig keine E-Rechnung auszustellen:

• Rechnungen über Leistungen, die nach den § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind,
• Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro,
• Fahrausweise
• Rechnungen an ausländische Unternehmer,
• Rechnungen an private Endverbraucher.

Obacht bei Leistungserbringung an ausländische Unternehmer! Eine E-Rechnung ist grundsätzlich nur bei Leistungserbringung an einen inländischen Unternehmer auszustellen. Ist Ihr Kunde ein ausländischer Unternehmer, dem Sie keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ausstellen, empfiehlt es sich, den Status des Geschäftspartners zu dokumentieren. Lassen Sie sich hierzu, soweit vorhanden, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer geben. Auch ein Auszug aus dem ausländischen Handelsregister kann bei der Nachweisführung hilfreich sein.

 

4. Beginn der E-Rechnungspflicht

Grundsätzlich tritt die E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025 in Kraft. Allerdings ist zu unterscheiden zwischen der Pflicht, eine Rechnung zu empfangen, und der Pflicht, eine Rechnung auszustellen.

4.1. Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen

Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt ab dem 01.01.2025. Der bis dahin existierende gesetzliche Vorrang der Papierrechnung entfällt. Ebenso entfällt das Zustimmungserfordernis zum Erhalt von E-Rechnungen. Mit anderen Worten: Ab dem 01.01.2025 können Ihre Geschäftspartner Ihnen E-Rechnungen zusenden, ohne dass Sie dem Erhalt der E-Rechnung ausdrücklich zustimmen. Ihren Vorsteuerabzug müssen Sie dann ausgehend von der erhaltenen E-Rechnung geltend machen. Sie haben keinen Anspruch auf Ausstellung einer sonstigen Rechnung – etwa einer Papierrechnung. Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt für alle inländischen Unternehmer, unabhängig davon, ob sie selbst E-Rechnungen ausstellen oder umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen. Wichtig! Damit müssen auch Vermieter, Ärzte und Betreiber von PV-Anlagen in der Lage sein, die E-Rechnung ab 01.01.2025 empfangen zu können.

Seien Sie ab 01.01.2025 empfangsbereit! Ob und inwieweit Sie bereits ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen erhalten, liegt nicht in Ihrer Hand. Entscheidend ist, ob Ihre Geschäftspartner bereits ab 2025 mit der Ausstellung von E-Rechnungen beginnen. Deshalb sollten Sie Ihre Empfangsbereitschaft – mindestens durch Einrichtung einer E- Mailadresse (bspw. Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!) – direkt ab dem 01.01.2025 sicherstellen. Tipp: Nehmen Sie noch vor dem Jahreswechsel Kontakt zu Ihren Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern auf. Klären Sie, welche Lieferanten bereits ab 2025 mit der Ausstellung von E-Rechnungen starten werden. Verständigen Sie sich dabei auch gleich auf ein Rechnungsformat und die Übermittlungsart.

 

4.2. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen

Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern beginnt grundsätzlich ebenfalls ab dem 01.01.2025. Aber: Das Gesetz sieht für Rechnungsaussteller Übergangsfristen vor:

Bis 31.12.2026	Bis Ende 2026 ausgeführte Umsätze dürfen weiterhin mit Papierrechnungen oder nicht strukturiert elektronischen Rechnungen abgerechnet werden. Obacht: Für nicht strukturierte Rechnungen ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin erforderlich.
KMU-Erleichterung bis 31.12.2027	Bis Ende 2027 ausgeführte Umsätze dürfen weiterhin mit Papierrechnungen oder nicht strukturierten elektronischen Rechnungen (Obacht: Für nicht strukturierte Rechnungen ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin erforderlich) abgerechnet werden, vorausgesetzt:  der Umsatz des Unternehmens hat im vorangegangenen Kalenderjahr die Grenze von 800.000 Euro nicht überschritten.
Ab 01.01.2028	Ab 2028 sind Rechnungen, die unter die E-Rechnungspflicht fallen, ausschließlich elektronisch auszustellen und zu übermitteln.

 

5. Archivierung von E-Rechnungen

E-Rechnungen sind, wie auch Papierrechnungen, für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu archivieren. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt derzeit zehn Jahre. Sie beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Eintragung oder Änderung an der E-Rechnung vorgenommen wurde.

Bei der Archivierung von E-Rechnungen ist darauf zu achten, dass diese in ihrem ursprünglichen Format und unveränderbar aufbewahrt werden. Diese Anforderungen sind insbesondere für den strukturierten Datenteil einer E-Rechnung relevant. Die XML-Datei einer E-Rechnung darf auch während des Archivierungsprozesses nicht durch Formatumwandlung gelöscht werden. Denn die maschinelle Verarbeitung und Auswertbarkeit der E-Rechnung muss für die Finanzverwaltung auch während der Aufbewahrungsfrist möglich sein.

Archivieren Sie stets unverändert und im ursprünglichen Dateiformat! Stellen Sie bei der Archivierung von E-Rechnungen unbedingt sicher, dass diese im ursprünglichen Dateiformat und unverändert aufbewahrt werden. Dies gilt auch, wenn der Rechnungsaussteller Ihnen für eine gewisse Übergangszeit als Serviceleistung neben der E-Rechnung eine inhaltsgleiche sonstige Rechnung zur Verfügung stellt.

 

Lassen Sie uns darüber sprechen! Übernehmen wir als Steuerberater für Sie die Buchhaltung, sollten wir uns auch darüber abstimmen, wie Ihre E-Rechnungen im ursprünglichen Format zu uns gelangen. Hierfür bestehen bereits jetzt technische Lösungen. Lassen Sie uns zeitnah dazu austauschen.

 

6. Kontaktieren Sie uns!

Die Umstellung auf die E-Rechnung ist ein großer Schritt. Es handelt sich aber um eine Pflichtaufgabe! Das Gute daran: Die Umstellung eröffnet zugleich viele Möglichkeiten, Geschäftsvorfälle deutlich einfacher und effizienter zu erfassen. Durch die Optimierung der Prozesse können auch Kapazitäten Ihrer Mitarbeitenden frei werden. Die ab dem 01.01.2025 geltende Empfangspflicht für E-Rechnungen steht unmittelbar bevor. Wir empfehlen Ihnen, sich frühzeitig mit der Umstellung zu beschäftigen. Selbstverständlich stehen wir Ihnen auch bei dieser Aufgabe beratend zur Seite. Gemeinsam können wir Ihre Prozesse analysieren und (Software-)Lösungen implementieren, die zu Ihnen passen und auch mit unseren Arbeitsabläufen kompatibel sind. Melden Sie sich gern für weitere Informationen oder die Vereinbarung eines Beratungstermins.